¿Conoces la sensación de caminar en círculos? A menudo sentimos eso con nuestras actividades acá. Trabajamos incansablemente y terminábamos no logrando los resultados esperados, además, muchas veces veíamos a la empresa totalmente desalineada.

Este sentimiento fue el que sentí después de haber implementado los OKR y Scrum en ClubPetro en el primer momento. El equipo que definió los objetivos y resultados clave, sabía la dirección a seguir. Además, dirigió los rituales Scrum, planificando lo que debería hacerse. Pero aun así, la sensación de estar en una empresa desalineada fue tremenda.

Lo que nos faltaba

Los OKR a menudo fueron seguidos mensualmente y terminaron siendo olvidados a diario. No estaban conectados con el trabajo de los equipos y por esa razón, los resultados no se lograban. El equipo estaba decepcionado, pero realmente no habían trabajado para lograr los resultados, incluso trabajando duro.

Les pedimos a todos los líderes que llevaran sus Planes de Acción para cada Resultado Clave a la reunión mensual de OKR, especialmente para aquellos que no fueron alcanzados. Como el ciclo era mensual, comenzamos el trimestre con un OKR y solo después del segundo mes creamos Planes de Acción y nos enfocamos en ellos.

Además, muchos Planes de Acción simplemente se abandonaron, no se ejecutaron y no se consideraron al priorizar las tareas del Product Owner (Propetario de Producto). Y por esa misma razón, los Sprints corrieron en direcciones diferentes a los OKR, los números confirmaron la sensación de «estamos fuera de alineación».

Han pasado algunos ciclos de OKR, como Scrum Master siempre le recordamos al Product Owner para que estuviera atento a sus OKR para comenzar un nuevo Sprint. Creamos el «OKR Friday» para cerrar siempre los resultados de la semana, para que poco a poco podamos hacer de este objetivo cada vez más una dirección y menos un número suelto que seguimos cada mes.

Nuestra solución

Pasé mucho tiempo rompiendo mi cerebro y estudiando la mejor manera de vincular OKR con Scrum. Tuve que volver al nivel administrativo básico, estratégico, táctico y operativo. Los OKR se encargaron de nuestra estrategia, Scrum de lo operativo y tales planes de acción fueron nuestro plan táctico.

Después de esta revisión bibliográfica y de mucho trabajo para cambiar la rutina de todos, hoy conectamos los OKR con Scrum cuando empezamos a implementar Milestones. En cada nuevo ciclo de OKR o cambio de mes, creamos ritos para cada uno de los resultados clave. Los Milestones son los antiguos planes de acción, su diferencia está precisamente en cómo vemos los Milestones y su calendario.

calendario-de-metodologias

Después de definir un KR, pensamos a nivel estratégico y táctico, así como a lo que se puede hacer para lograrlo. Construimos Milestones que serán nuestros entregables en la búsqueda del resultado clave, entre los ritos priorizados, sus tareas alimentan directamente el Backlog del equipo.

Además, cada nuevo mes, observamos los resultados obtenidos, creamos y priorizamos nuevos Milestones para cada resultado clave. Manteniendo así la agilidad requerida en el mundo incierto en el que vivimos, y la alineación entre lo que se ejecuta en el trabajo con la estrategia planificada.

Nuestros resultados al implementar Milestones

Con cada Sprint, nuestros Product Owners miran sus OKR, así como lo que han planeado al implementar los Milestones.

Aquí queda claro el beneficio de una jerarquía que genera valor. Cuando el Product Owner encuentra una referencia en sus superiores, quienes pueden ver más allá y pueden facilitar el viaje, ya sea con el nombre de un Milestone o completarlo, la vida se vuelve más fácil.

El equipo realiza las tareas del día a día, entendiendo siempre de que forma parte y por qué hacer cada una de ellas. Alinear el trabajo del día a día con la estrategia de la empresa, manteniendo alineados los niveles estratégicos, táctico y operativo. Trabajar en la dirección correcta, sin la sensación de estar desalineados ni de caminar en círculos. De todos modos, hoy puedo decir; Los OKR y Scrum no lo es todo.

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